F2 Manager

Le choix idéal pour les réunions numériques et virtuelles

F2 Manager

La mobilité est une force majeure qui bouleverse l’utilisation de la technologie au sein des ministères et administrations. La mobilité optimise les processus, facilite l'accès universel et, à terme, libère du temps au niveau des effectifs. Ceux-ci peuvent ainsi se consacrer à leurs activités de cœur de métier ou à de nouvelles tâches. F2 Manager est l'un des principaux moteurs de la mobilité professionnelle des entités publiques.

F2 Manager est extrêmement efficace pour les postes de travail mobiles. Grâce à F2 Manager, une application sécurisée pour iPad, les chefs de service, les cadres, les conseillers municipaux, les députés et les ministres peuvent évaluer, commenter, rejeter et approuver les dossiers.

En outre, F2 Manager facilite l'accès aux documents et comptes-rendus de réunions depuis l'iPad. Grâce à cette solution, le ministre ou les conseillers municipaux utilisent moins les supports papier et ont accès à toutes les informations disponibles sur différents sujets. En effet, F2 Manager s'intègre totalement à la suite bureautique F2. Cela permet au ministre ou aux membres du conseil municipal d’organiser entièrement leurs réunions à partir de leur iPad : ils peuvent accéder facilement aux documents des réunions antérieures, aux annotations/commentaires personnels et aux fonctions de chat intégrées. La solution permet aux intéressés de débattre en ligne, mais aussi de voter, par exemple sur des documents ou des ordres du jour, pendant leurs déplacements.

Espace de travail mobile

Les entités publiques, qu'il s'agisse de ministères ou de municipalités, souhaitaient moderniser leurs flux de travail et inscrire les actions des ministres et conseillers dans l'ère numérique. Grâce au principal logiciel de cBrain, la plateforme numérique F2, ces entités ont réussi à réduire le nombre d'e-mails, tout en créant un processus décisionnel numérique plus transparent. Elles ont également réduit leur consommation globale de papier, afin que les employés puissent collaborer plus efficacement dans la réalisation des objectifs du ministère. La plateforme numérique F2 permet à tous les membres d'un service ou d'une entité de travailler sur un outil partagé, évitant ainsi les silos de connaissances et la déduplication des données puisque tous ont accès, à tout moment, à l’ensemble des données. De même, la plateforme numérique F2 permet aux employés d'avoir accès à des données actualisées à tout moment. Ils peuvent ainsi travailler sur le même document, directement sur la plateforme F2, plutôt que d'envoyer des versions modifiées par courrier électronique.

Le Ministère des transports, le Ministère du climat et de l'énergie et la municipalité de Gentofte sont quelques exemples d'entités publiques qui ont décidé d'utiliser la plateforme numérique F2 et F2 Manager pour modifier leurs flux de travail. Ensemble, F2 Digital Platform et F2 Manager favorisent l’instauration d’un environnement de travail numérique complet pour les cadres. Depuis la gestion des dossiers, la collaboration, le partage des connaissances, la gestion des documents, l'archivage et la gestion des données jusqu’à la prise de décisions et au vote, l’administration est considérablement simplifiée. Grâce à cette solution, un ministre, un membre du Conseil municipal ou un administrateur peut désormais travailler et prendre des décisions collectives de manière numérique, voire à distance. F2 Manager réduit sensiblement l'utilisation de documents papier et permet à tous les utilisateurs d'accéder à l’ensemble des informations relatives aux différents dossiers, à partir du même référentiel de données intégré.

F2 Manager s'intègre totalement à F2 Archive et toutes les données sont disponibles dans leur version la plus récente. Vous pouvez également savoir qui a consulté le document pour la dernière fois ou qui y travaille. F2 Manager se distingue des autres outils d’organisation de réunions en raison d’un modèle de sécurité avancé qui répond aux exigences strictes de sécurité des autorités publiques. En effet, la solution F2 Manager ne nécessite pas de stockage de documents dans le Cloud. Toutes les informations sont évaluées par le biais de F2. Toutes les données regroupées sur la plateforme F2 sont donc accessibles via l'application intégrée F2 Manager.

Résultats

La plateforme numérique F2 et F2 Manager ont amélioré la productivité des ministères danois. Les nouveaux processus de travail, désormais numériques, restent cohérents avec les habitudes de travail antérieures. Résultat, jusqu'à 10 % d'efficacité en plus et jusqu'à 30 % de réduction des coûts de certains processus de travail. Jacob Heinsen, Secrétaire permanent, précise : « Avec F2, nous avons également renforcé notre transparence. Les fonctionnaires peuvent suivre l'évolution des documents en temps réel, jusqu'au chef de service ou au ministre et inversement. Pour les employés, cela signifie également qu'ils peuvent connaître la productivité de leur patron. »

Au Ministère danois du climat, de l'énergie et des services publics, la mise en œuvre de F2 Manager a permis une gestion plus efficace des dossiers. Au bureau de gestion des dossiers, on estime que la mise en place de l'iPad a permis de réduire de 70 % le temps consacré aux tâches nécessaires après les processus d'approbation au sein de l’équipe dirigeante.

Au Ministère danois des affaires sociales, de l'enfance et de l'intégration, les réunions d’administration au niveau des dirigeants sont désormais totalement dépourvues de documents imprimés. Tous les documents du logiciel de gestion de cas cBrain F2, nécessaires pour les réunions d’administration, sont accessibles depuis leur iPad avec cBrain F2 Manager.

M. Jesper Brask Fischer est Secrétaire permanent adjoint au Ministère des affaires sociales, de l'enfance et de l'intégration. Il est donc responsable de la gestion quotidienne, de la stratégie et des relations internationales :