F2 Gestion de subventions | Agence danoise pour l’environnement

Habitats partagés dans les zones Natura 2000.

Nouvelle solution de gestion des subventions au sein de l'Agence danoise pour l'environnement

L'Agence pour l'environnement gère 35 programmes de subventions différents, dont une partie numériquement au moyen de procédures de travail par e-mail ou PDF, de formulaires web, de logiciels spécialisés ainsi qu'une solution plus ancienne de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD). Il était donc urgent, pour l'agence, de rationaliser et d'automatiser ses procédures internes, d'accroître la transparence, d'améliorer la documentation et la sécurité, et de simplifier les processus de demandes de subventions.

L'Agence pour l'environnement s’inscrit dans la future initiative informatique à l'échelle de l'État pour la gestion des subventions; régie par l'Agence des finances et de l’administration publiques. Il était important d’investir rapidement dans un nouveau système de gestion des subventions. De plus, les éléments de la solution devaient pouvoir être réutilisés et intégrés à la future solution nationale, une fois adaptée par l'Agence pour l'environnement. Les éléments de la solution incluent, entre autres, les processus d'administration des dossiers de l'agence, la solution F2 GIS et l'enregistrement des responsabilités par zone.

En conséquence, l'Agence pour l'environnement a choisi comme base le logiciel standard F2. Elle l’utilise également comme SGEDD général et comme outil de numérisation de ses procédures administratives. L’objectif est de garantir une mise en œuvre rapide, tout en minimisant les risques et en limitant les coûts.

En 2019, l'Agence pour l’environnement a bénéficié d'une solution individuelle pour la gestion des décisions liées à la convention CITES, qui régit le commerce international des animaux et plantes protégés. Cette solution a démontré qu'il était possible de mettre en place et de configurer rapidement des flux complexes dans le système standard F2. Complètement intégrée, elle permet le libre-service, l'intégration avec des index externes, ainsi qu’une gestion automatisée des dossiers, étape par étape, conformément au décret CITES de l'UE, grâce à des listes de vérification intégrées et à un moteur de gestion de règles.

F2 Administration des subventions

Un nouveau projet d'administration des subventions a été annoncé au début du mois de juin 2019, et l'Agence danoise pour l’environnement a initialement testé F2 pour gérer le programme de subventions Habitats partagés dans les zones Natura 2000. L'Agence pour l'environnement a alors décidé d’étendre cette prise en charge à d'autres programmes en leur appliquant la bibliothèque de processus du projet Habitats partagés dans les zones Natura 2000. La solution F2 - Administration des subventions est directement intégrée à F2 : les procédures relatives aux nouveaux dossiers sont configurées et ajoutées à la bibliothèque de processus de F2. Ainsi, la solution peut être reconfigurée de façon simple et rapide pour être réutilisée avec d'autres programmes de gestion des subventions, soit en corrigeant les écarts, soit en copiant un processus donné et en l'adaptant à une nouvelle solution.

L'utilisation d'un logiciel standard en facilite la maintenance, la mise à jour et l’amélioration. D'un point de vue fonctionnel, la solution est entièrement intégrée et prend en charge les principaux processus de demandes de subventions et d'approbation, de sollicitation et de paiement, ainsi que de comptabilité et de supervision des fonds. Le portail self-service intelligent et le portail d'assistance s'intègrent parfaitement avec Digital Post (le système de courrier électronique des autorités publiques danoises), ce qui facilite la tâche du demandeur, tout en minimisant les erreurs grâce à une vérification initiale des informations reçues depuis le portal self-service. Le traitement des dossiers prend en charge les étapes (« casiers ») avec des boîtes aux lettres individuelles et de service, par exemple pour la sélection, le tri, la hiérarchisation, les recommandations, l’examen, l'enregistrement et la révision.

Associés à une séparation des fonctions basée sur les rôles, les nombreux contrôles intégrés limitent les risques de fraude. En outre, la solution est entièrement intégrée à Stat (un système financier pour les entreprises publiques appartenant à Navision) et inclut une comptabilité par dossier et par fonds pour gérer les paiements et permettre une vue d’ensemble des finances, avec la possibilité de comptabiliser chaque transaction.

F2 prend en charge les processus stratégiques directement dans le système standard

F2 est un système standard, testé de façon rigoureuse. Il est conçu pour faciliter l'administration publique, et aujourd'hui, il est utilisé par plus de 50 autorités danoises. Le système standard F2 offre l'option unique de gérer directement les processus spécifiques des différents dossiers, y compris les tâches allant d'un portail self-service à la gestion des dossiers, l'intégration avec des systèmes externes, ainsi que le classement et la clôture des dossiers.

Pour ajouter nouveau processus à F2, il suffit de décrire et de configurer un « modèle de processus », disponible dans une bibliothèque de processus de F2. Un type de dossier est attribué à chaque modèle de processus. Lorsqu'un nouveau dossier est créé, soit par un citoyen via le portail self-service, soit en interne, un type de dossier lui est attribué. F2 utilise ensuite le modèle de dossier correspondant pour gérer et prendre en charge chaque étape du processus de gestion de dossier. À titre d'exemple, F2 - Administration des subventions se compose de trois processus fondamentaux correspondant à trois types de dossiers.

Pour le citoyen, une subvention liée à Natura 2000 est divisée en deux phases. D'abord, un citoyen soumet une demande de subventions, puis le citoyen sollicite un versement. La solution Natura 2000 est ainsi prise en charge dans F2 selon les trois processus fondamentaux : approbation, paiement et gestion des fonds. Chacun d'eux est décrit et stocké en tant que modèle de processus dans la bibliothèque de processus de F2.

L'Agence pour l’environnement lance un nouveau cycle en créant un nouveau dossier de gestion des fonds dans lequel le cadre de financement est établi. Ce dossier fixe également la date limite pour les demandes de subventions des citoyens. Le dossier de gestion des fonds contrôle ensuite chaque cycle et fournit une vue d'ensemble. Lorsqu'un cycle est ouvert, les citoyens peuvent demander une subvention par le biais du site web. Le demandeur est guidé à chaque étape du processus, et pour chaque demande de subventions F2 crée un dossier d'approbation. Les demandes de subventions passent par un certain nombre d'étapes. Celles-ci comprennent la sélection, le tri et la hiérarchisation, qui aboutissent à l'approbation ou au rejet de chaque dossier. Le dossier de gestion des fonds est mis à jour automatiquement au cours du processus pour permettre à l'autorité de conserver une vue d'ensemble de toutes les demandes de subventions et approbations. Lorsqu'une demande de subventions est approuvée, les sollicitations et les paiements deviennent disponibles. On y accède également par le site web, qui guide le citoyen dans ses démarches et crée un dossier de paiement. La gestion du dossier inclut l'enregistrement, l'examen et les contrôles « a minima », après quoi un paiement est autorisé et validé pour envoi depuis Navision Stat. Le dossier de gestion des fonds est mis à jour simultanément pour fournir une vue d'ensemble et un statut. Le dossier de gestion dess fonds implique la comptabilité du financement global et la possibilité de comptabiliser les dossiers individuels et les transactions. Le dossier de gestion des fonds documente également toute communication avec Navision Stat.